Créer votre bail électronique avec Bloc Solutions

10/23/2019

Pour ajouter un bail électronique, il vous faut d’abord avoir ajouter les informations de votre immeuble et de l’unité en question sur la plateforme Bloc Solutions. Une fois fait, pour ajouter un bail à cette unité;

  1. Sélectionner votre unité dans dans la section Immeubles.

Ajouter un bail

  1. Sélectionner l’onglet Baux.
  2. Sélectionner le bouton “+”.

Ajouter un bail

Vous verrez apparaître le formulaire Saisir un bail, deux choix s’offrent alors à vous;

  1. Créer un bail électronique
  2. Saisir un bail existant

Ajouter un bail

Nous avons également un vidéo en ligne sur les étapes lors de la création de votre bail électronique sur Bloc Solutions.

Saisir un bail

(Les étapes de saisi d’un bail sur la plateforme Bloc solutions)

Bloc Solutions vos permet désormais de produire, générer et signer un bail directement sur la plateforme.

Pour ce faire, dirigez-vous dans le formulaire d’ajout de bail, puis sélectionner Nouveau bail électronique.

Dans le cas où vous voudriez ajouter un bail déjà signé à l’extérieur de la plateforme (ex: un bail papier), Bloc Solutions vous permet de le faire en sélectionnant l’ajout d’un Bail existant.

De cette façon, vous pourrez également utiliser les fonctionnalités de gestion disponible avec vos baux précédemment signés.

Liaison

Locataires

En liant un contact au bail, vous créez le lien entre votre Bail et l’objet Contact qui correspond à votre locataire. C’est ce lien qui permettra de définir ce dernier comme étant locataire en plus de lui donner accès à la plate-forme.

Important: Sans cette liaison, le système ne peut comprendre qu’il doit envoyer une invitation aux locataires/endosseurs. Il est donc primordial de lier les contacts à cette étape et non en entrant manuellement leurs informations dans le formulaire du bail de la section A.

Annexes

Vous pouvez ensuite lier des documents (annexes et autres) au bail que vous créez. Vous pouvez créer vos propres annexes personnalisées et les lier au bail pour les faire signer directement sur la plate-forme, nous avons aussi un article pour ça.

À propos de l’annexe: Annexe Bloc Solutions

Pour un nouveau bail électronique, vos locataires signeront l’annexe offerte par Bloc Solutions en même temps qu’ils signent leur bail sur la plate-forme. Cette annexe mentionne que les locataires acceptent d’utiliser Bloc Solutions comme moyen de communication officiel.

Si vous saisissez un bail existant, vos locataires devront signer l’annexe d’utilisation de Bloc Solutions avant qu’ils puissent utiliser la plate-forme. Un courriel d’invitation comportant les instructions leur sera envoyé une fois que vous aurez terminé la saisie du bail.

Règlements d’immeubles

Pour lier vos règlements d’immeubles au bail, vous devez les ajouter dans la section Documents de l’application. Dans le cas où les règlements ne seraient pas encore ajoutés, vous pouvez faire comme avec les annexes et les ajouter directement à partir du formulaire en cliquant sur le “+” lorsque vous cliquez sur “Choisir un ou des documents”.

Différence entre Annexes et Règlements d’immeubles

Les annexes sont des ententes liées au bail qui sont rédigées et signées sur un document externe et attaché au bail. Vos locataires doivent signer toutes les annexes individuellement.

Les règlements d’immeubles forment un document que vous remettez à vos locataires lors de la signature du bail.

Sections

Les différentes sections du formulaire présenté ici sont exactement identiques à celles que vous retrouverez dans le bail en version papier de la régie du logement. Lorsque vous aurez complété le bail et que vous cliquerez sur le bouton ‘‘générer’’, vous pourrez télécharger une version PDF identique au bail traditionnel de la Régie du Logement.

Émission (Nouveau bail électronique)

Dans le cas où vous remplirez un nouveau bail électronique, la dernière étape sera de l’émettre (le générer).

Lorsqu’un bail électronique sera signé et/ou actif, une nouvelle facture sera émise et vous serez facturé 1$/unité/mois. Il est donc important d’aller ajouter vos informations de paiements sous l’onglet des paramètres d’entreprises dès que vous le pouvez.

Une fois le bail émit, vous avez le choix entre deux options;

  1. Le faire signer sur place par le locataire, sur votre téléphone ou tablette.
  2. Remplir le bail, le signer et générer un accès à votre locataire pour qu’il puisse ensuite se rendre sur le plate-forme de son côté et de le signer.

Comment signer un bail en étant copropriétaire

Il existe une procédure pour la signature de bail lorsque vous êtes plus d’un propriétaire de l’immeuble.

Un peu comme les entreprises de gestion immobilière, il n’est pas nécessaire de signer le bail par tous les propriétaires de l’immeuble en location. Vous pouvez donc y inscrire un seul nom si vous le désirez, ou bien y inscrire les deux noms puis signer vous-même. Vous représenterez alors votre partenaire d’affaires lors de cette location.

Pour ce faire:

  • Accédez à la création de baux de l’unité où vous souhaitez créer un bail électronique.

Signer un bail en étant copropriétaire

  • Débutez ensuite la création du bail électronique et accédez à la section A.

Signer un bail en étant copropriétaire

  • Vous pourrez ensuite ajouter les informations de votre partenaire d’affaires, le copropriétaire de l’immeuble locatif.
  • Entrez également votre prénom et nom de famille à la ligne indiquée “s’il y a lieu représenté par”.

Signer un bail en étant copropriétaire

  • Vous pouvez maintenant compléter votre bail et il sera prêt à signer par les parties mentionnées.

Il est possible de visionner la vidéo version complète ou version courte.

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