Comment le Campus-Notre-Dame-de-Foy a simplifié la signature de 300 baux AVANT la rentrée scolaire grâce à Bloc Solutions ?

5/22/2020

Bloc Solutions est la solution idéale pour simplifier la gestion de votre Campus Universitaire !

Découvrez comment le Campus-Notre-Dame-de-Foy a pu alléger le processus de rédaction et signature de leurs baux avec les étudiants.

En quelques mots :

  • Chaque année plusieurs centaines de baux sont créés manuellement à la rentrée de septembre pour des demandes d’hébergement reçues dès le mois de mars.
  • Les étudiants de ce campus viennent du monde entier et ne peuvent donc pas signer leur bail avant la rentrée scolaire.
  • Ce processus est lourd, pénible et long pour le CNDF et les étudiants.

Quels sont les avantages de Bloc Solutions ?

Un gain de temps considérable : 50% la première année et 70% dès la deuxième !

Gérer un bail SANS Bloc Solutions c’est :

  • Produire un bail : 13 minutes
  • Produire des annexes / Règlements d’immeuble : 5 minutes
  • Rencontre et signature du bail : 30 minutes
  • Numériser les documents : 7 minutes
  • Transmission des documents : 5 minutes

Total : 1h

Gérer un bail AVEC Bloc Solutions c’est :

  • Créer l’unité : 7 minutes (1 fois pour le 1er bail lié à cette unité)
  • Produire un bail : 14 minutes
  • Produire des annexes / Règlements d’immeuble : 5 minutes
  • Signature électronique du bail : 1 minute
  • Vérifier les signatures : 5 minutes
  • Numériser les documents : Automatique
  • Transmettre les documents : Automatique

Total : 32 minutes

Renouveler un bail AVEC Bloc Solutions c’est :

  • Mettre à jour l’unité : 2 minutes
  • Produire un bail : 11 minutes
  • Signature électronique du bail : 1 minute
  • Vérifier les signatures : 4 minutes
  • Numériser les documents : Automatique
  • Transmettre les documents : Automatique

Total : 18 minutes

Pour la rentrée 2019 le CNDF a souhaité utiliser Bloc Solution pour générer et faire signer leurs baux résidentiels.

Rentrée de septembre 2019 en quelques chiffres :

  • 142 baux CNDF créés sur Bloc Solutions
  • 192 signatures nécessaires (142 étudiants et 49 endosseurs)
  • 284 résidences disponibles

Comparatif du nombre d'heures de gestion pour 142 baux

Grâce à des courriels de rappel de signature envoyés aux étudiants 35% des baux ont été signés entre le 1er et le 19 août 2019 !

35%des baux ont été signés entre le 1er et le 19 août 2019!

Un enjeu environnemental :

  • Sur la consommation du papier :

1 bail = 12 feuilles de papier format lettre
1 Annexe CNDF = 4 feuilles de papier format lettre

Bloc Solutions a donc permis à CNDF d’économiser la consommation de 2272 feuilles de papier !

  • Sur l’émission de CO2 :

En moyenne les étudiants habitent à 100 km du CNDF, soit 200 km aller/retour
1 km = 153 g de CO2

Bloc Solutions permet donc à CNDF d’économiser 4,3 Tonnes de CO2

Bilan suite à l’utilisation de Bloc Solutions :

  • Pour les étudiants : Assurance d’avoir un logement à la rentrée

  • Pour tous : Documents conservés sur la plateforme pour un accès direct et en tout temps

  • Pour le CNDF : Automatisation de la génération de baux électroniques offrant un gain de temps considérable !

Les points forts selon Mélissa Simard, gestionnaire au CNDF :

La facilité d’utilisation (user friendly), le temps sauvé car on ne doit pas reprendre la saisie de données à chaque fois. Notre principal objectif était d’alléger le processus et c’est atteint!