Dossier spécial: Impact pour les propriétaires immobiliers de la loi sur le Tribunal administratif du logement

Le 31 août 2020 a marqué un tournant. La Régie du logement est en effet devenue le Tribunal administratif du logement. Ce changement de nom est synonyme de nouvelles procédures, de modifications et d’ajouts avec lesquels devront se familiariser les habitués. Le tribunal étant investi de nouveaux pouvoirs, les propriétaires immobiliers doivent désormais faire face à des changements majeurs. Nous les avons décortiqués pour vous.

Comment préparer son audience?

Il y a de nombreux facteurs à prendre en considération au sujet de la procédure lorsque vous préparez votre audience. C’est tout un parcours qui se présente devant vous depuis le jour de la notification de votre demande jusqu’à la décision du magistrat. Mais pas de panique! On vous explique tout, étape par étape.

Notification de la demande

La notification de la demande est désormais encadrée par de nouvelles règles. Tout d’abord, sachez que tous les avis dont vous avez besoin sont disponibles sur le site du tribunal.

• Une fois votre demande remplie, vous devez la notifier à l’autre partie en y joignant vos pièces justificatives, sauf dans le cas d’une demande de fixation de loyer, mais nous y reviendrons plus tard. Pour cela, soit vous envoyez le tout en courrier recommandé avec accusé de réception, soit vous faites affaire avec un huissier. Le rapport de signification de l’huissier, soit le compte-rendu que fait ce dernier de la remise des pièces à l’autre partie, ou votre accusé de réception constituent votre preuve de notification. Votre locataire a signé son bail sur la plateforme de Bloc Solutions? Vous pouvez envoyer la notification via l’outil de communication certifié de Bloc Solutions. La valeur légale est la même que le courrier recommandé avec accusé de réception ou la signification d’huissier!
• Toutes les pièces doivent être jointes à votre dossier du TAL dans les 45 jours suivant la demande. Dans le cas contraire, votre dossier pourrait être fermé sans autre avis ou délai.
• Par la suite, le tribunal vous enverra un avis avec la date, le lieu et l’heure de l’audience. À cet effet, vous êtes dans l’obligation de renseigner le tribunal sur tout changement d’adresse, sinon une décision pourrait être rendue sans même que vous soyez présent. À noter aussi qu’à défaut d’avoir fourni votre nouvelle adresse, vous ne pouvez plus demander une rétractation de décision, c’est-à-dire demander au tribunal de revenir sur sa décision.

Se faire représenter par un avocat ou non?

Afin de préparer au mieux votre audience, vous pouvez réfléchir à votre besoin de vous faire représenter par une personne autorisée lors de l’audience selon certaines conditions. Vous sentez-vous assez compétent (assez solide) pour vous défendre par vous-même devant l’autre partie et répondre correctement au juge? La réponse à cette question pourrait vous aider à faire un choix éclairé.

Quoi qu’il en soit, réunissez tous vos documents pour être certain, le jour J, de ne rien oublier :

• Bail
• Avis de notification
• Avis de modification
• Mise(s) en demeure(s)
• Photos
• Correspondances
• Factures de dépenses
• Preuves de paiement

Également, préparez vos arguments (vos affirmations pour démontrer votre point de vue au tribunal et que vos preuves vont étayer) et donnez-les au juge le jour de l’audience.

La représentation

Si vous souhaitez vous faire représenter, vous aurez besoin de confirmer par écrit un mandat de représentation puis de l’envoyer au tribunal par la poste, par fax ou sur le site Web, dans la section transmission de documents au tribunal.

Notez que vous pouvez vous faire représenter par un avocat. Il vous est aussi possible d’être assisté d’une personne de confiance qui n’aura, contrairement à l’avocat, aucunement le droit de vous donner des conseils juridiques. Cette personne peut vous assister que vous ayez ou non un avocat.

Il est obligatoire que la personne qui vous assiste le fasse gratuitement. Les quelques raisons qui pourraient nécessiter qu’une personne soit assistée lors de l’audience peuvent être l’âge, une mauvaise compréhension de la langue, des raisons de santé ou n’importe quelle situation de vulnérabilité.

Les témoins

Vous pouvez citer des témoins à comparaître, mais sachez que cela sera à vos frais. Les personnes habilitées à remplir une citation à comparaître et la signer sont soit :

• Un greffier spécial du tribunal, soit un officier de justice responsable des services administratifs du tribunal
• Un avocat

Dans le cas du greffier spécial, vous devrez vous présenter en personne au greffe, soit le service administratif du tribunal, afin de la faire signer.

Dans les deux cas, la citation doit être signifiée à la partie adverse 3 jours avant l’audience.

Pour vous aider, le tribunal propose sur son site un modèle de citation à comparaître.

Une bonne pratique est de préparer la liste de questions à poser à votre témoin. Si des questions vous viennent en tête durant l’audience, notez-les et posez-les après son témoignage.

À noter que certaines catégories de témoins sont dispensées de se présenter en salle d’audience pour témoigner : les médecins, les pompiers ou les policiers.

Conférences de gestion et conciliation

Qu’est-ce qu’une conférence de gestion? C’est une rencontre entre le juge, les parties au dossier et leurs avocats. Parfois, seuls le juge et les avocats y participent. La conférence de gestion a lieu uniquement si l’affaire donne lieu à un procès.

Quel est donc le but des conférences de gestion, ce nouveau pouvoir du tribunal? Elles permettent de clarifier des éléments de procédure avant l’audience. Par exemple de :

• Éclaircir des éléments du litige
• Déterminer les faits qui peuvent être admis par toutes les parties
• Clarifier les conclusions recherchées
• Fixer les délais de communication de preuves entre les parties
• Établir des règles pour le dépôt des rapports
• Avoir une idée de la durée de l’audition
• Décider d’une visite des lieux
• Savoir combien il y aura de témoins le cas échéant

Il est obligatoire de répondre à l’invitation du tribunal pour laquelle vous recevrez un avis avec la date, le lieu et l’heure. Ici encore, une décision pourra être rendue concernant le dossier, même si vous n’êtes pas présent.

Il est aussi possible que le tribunal vous invite à une séance de conciliation. Simple, rapide, gratuite, volontaire et confidentielle, elle a l’avantage de ne pas retarder la procédure. Une conciliation est différente d’une audience : pas de présentation de preuve et pas d’audition de témoins. Sa confidentialité oblige à ne rien révéler de la teneur de la séance ni des offres pouvant être faites pour régler le litige.

Le conciliateur est un professionnel neutre qui ne rend pas de décision. Pour cette séance, vous pouvez vous faire accompagner ou représenter par un avocat.

Une entente marque la fin du litige. Chaque partie doit la respecter. Si elle est approuvée par le tribunal, elle a les mêmes effets qu’une décision d’audience rendue par un magistrat.

À défaut d’entente, la demande sera entendue en audience.

Si vous souhaitez une conciliation, faites une demande au tribunal et le service de conciliation vous invitera à une séance rapidement, ce qui est un avantage certain pour les propriétaires d’immobilier résidentiel dont la gestion du parc immobilier repose beaucoup sur une grande réactivité. Il est donc recommandé de demander une conciliation en premier lieu, surtout que celle-ci ne ralentit pas la procédure.

Une audience en visioconférence

Vous souhaitez que votre audience se déroule en visioconférence? C’est désormais possible. Pour cela, vous devez au plus tôt en faire la demande au tribunal, à un juge administratif ou à la vice-présidence, et aviser l’autre partie. Mentionnez clairement au tribunal vos motifs, la durée prévue et si l’autre partie est d’accord ou pas dès que vous obtenez sa réponse.

À noter qu’il est possible seulement si la nature et la complexité de votre dossier le permettent; de plus, la technologie doit être accessible à toutes les parties et au tribunal.

Le tribunal peut aussi convoquer les parties à une visioconférence. Cependant, même si les deux parties sont d’accord pour une visioconférence, le tribunal peut exiger qu’ils se présentent physiquement.

Dans ce cas, les parties doivent se présenter au lieu, à la date et à l’heure prévues et mentionnées sur l’avis de convocation.

Autre fait intéressant, un témoin doit être vu, identifié et entendu en direct; toutefois, le tribunal peut décider d’entendre le témoin sans qu’il ne soit vu.

Comment se déroule l’audition?

Le jour de l’audition, où le juge entend les parties à tour de rôle et les témoins le cas échéant arrive enfin. Il est indispensable d’être présent le jour de l’audition, sinon une décision sera rendue malgré tout. Dans le cas où toutes les parties seraient absentes, la cause est rayée et retirée du rôle d’audience (le calendrier des audiences). Le demandeur peut réinscrire sa demande pour obtenir une nouvelle date d’audition, dans un délai de 30 jours. Si ce délai n’est pas respecté par le demandeur, le dossier sera simplement fermé sans autre avis ni délai.

Soyez certain d’apporter votre dossier complet, vos preuves et assurez-vous que vos témoins seront présents.

Sauf décision contraire du juge, les auditions sont publiques.

Au début, le juge explique le déroulement de l’audience et il est possible de lui poser des questions. Les parties sont ensuite assermentées, c’est-à-dire qu’elles promettent de dire toute la vérité. Le demandeur expose sa demande en premier. Le juge n’accepte que les éléments de preuve pertinents et reliés à la demande.

Ensuite, c’est le moment pour vous de plaider, c’est-à-dire mettre en valeur vos preuves à l’appui de votre demande devant le juge.

Ce dernier a un délai de 3 mois pour rendre sa décision. On dit qu’il prend la cause en délibéré. Habituellement, la décision est finale. Si la décision est non contestée, vous pouvez récupérer vos preuves, sinon elles seront détruites dans un délai d’un an.

À noter : le tribunal conserve une copie numérique des preuves pendant deux ans.

La demande de fixation de loyer, un cas particulier

La demande de fixation de loyer représente une exception à la notification de la demande.

Dans le cas où un locataire refuse l’augmentation de loyer, il a la possibilité de refuser et quitter le logement, ou de refuser et rester. Il a, quoi qu’il en soit, l’obligation d’en informer son propriétaire dans le mois qui suit la réception de l’avis de modification. Dans le cas contraire, le bail est automatiquement renouvelé au montant du nouveau loyer ainsi qu’avec les nouvelles modifications apportées au bail (le cas échéant).

C’est là que le propriétaire, si son locataire refuse la modification, mais souhaite demeurer dans le logement, dispose d’1 mois après la réception de l’avis de refus pour demander au Tribunal administratif du logement de fixer le loyer.

En tant que propriétaire, vous devez notifier votre demande au locataire concerné par voie d’huissier, par courrier recommandé, en mains propres avec un accusé de réception ou par une plateforme électronique utilisant des procédés reconnus par le TAL et permettant de recevoir un accusé de réception.

Vous avez un délai de 45 jours suivant l’introduction de votre demande, pour déposer la preuve de notification au greffe du tribunal. N’oubliez pas de mentionner toutes les personnes visées et d’utiliser le numéro de dossier du TAL.

Ensuite, le TAL vous transmettra le formulaire pour la fixation du loyer que vous aurez 90 jours pour remplir, notifier au locataire et déposer au tribunal avec la preuve de notification.

Encore une fois, le tribunal fermera le dossier si les délais ne sont pas scrupuleusement respectés.

Vous n’avez pas besoin de déposer au tribunal vos preuves ni la liste de vos preuves. Apportez-les seulement avec vous le jour de l’audience.

La condamnation pour recours abusif ou dilatoire

Voilà un article novateur en matière de logement. Toute demande qui serait mal fondée, pas sérieuse ou dont le but serait de gagner du temps (dilatoire) peut entraîner une condamnation de la part du tribunal.

En effet, celui-ci peut :

• Rejeter la demande
• Interdire de déposer un autre recours
• Condamner à rembourser les frais de dépôt et de notification de la demande
• Condamner à réparer le préjudice subi par l’autre partie, par exemple payer ses frais d’avocat
• Condamner au paiement de dommages-intérêts punitifs

Vous souhaitez déclarer un recours abusif ou dilatoire? Il suffit de déposer la demande au tribunal avant que la décision finale ne soit rendue.

Comment faire la transition numérique avec vos locataires?

L’exigence du respect des règles de distanciation physique a fait prendre conscience aux propriétaires et gestionnaires immobiliers que la possibilité de signer des baux en ligne leur serait d’une aide précieuse. Ils ont ainsi pu faire face à la nouvelle réalité imposée par la pandémie.

C’est justement la mission de Bloc Solutions, entreprise pionnière en technologie immobilière : Simplifier et optimiser la gestion immobilière quotidienne en développant des outils de gestion faciles à utiliser. Offrir aux propriétaires d’immobilier résidentiel la possibilité d’enfin pouvoir effectuer toutes les étapes de la signature d’un bail de façon 100 % électronique.

Adieu perte de temps, paperasse et déplacements inutiles. La plateforme Bloc Solutions vous permet en quelques clics seulement, de n’importe où, et depuis n’importe quel appareil, de gérer votre parc immobilier, quel que soit votre nombre de locataires.

Bien entendu, les baux numériques sont parfaitement légaux et répondent aux normes du Tribunal administratif du logement .

Mais ce n’est pas tout. Nous avons développé de nouvelles fonctionnalités au cours des derniers mois qui répondent également tous aux normes du Tribunal administratif du logement :

• Les avis de renouvellement Vous pouvez facilement créer et transmettre vos avis de renouvellementà tous vos locataires depuis la plateforme Bloc Solutions.
• Les communications Que ce soit avec votre équipe de gestion ou vos locataires, communiquez avec une ou des dizaines de personnes par message vocal, courriel ou sms en un seul clic. Gérez vos appels de services, planifiez des messages automatiques, et bien plus.
• Le relevé 31 Quand vient le temps de faire parvenir le relevé 31 à vos locataires, il est très facile de l’envoyer via la plateforme Bloc Solutions.

Restez à l’affût, de prochaines fonctionnalités sont déjà en développement!

En résumé, on peut dire sans hésiter que les nouvelles règles qui ont vu le jour avec le changement de nom du tribunal, doivent vraiment être considérées avec la plus grande attention.

La possibilité de visioconférence ainsi que la condamnation en cas de recours abusif ou dilatoire sont deux grandes nouveautés dans le domaine du droit immobilier.

De plus, la mise à jour des différents formulaires à utiliser ou les nouveaux délais à observer sont des changements de nature très importante.

Nous espérons avoir rendu tout cela plus clair pour vous.

Dites-nous en retour comment cela a pu vous aider!

Bloc Solutions est une plateforme de gestion des relations locataires spécialisée dans la production et la signature de baux entièrement électroniques. La plateforme compte à ce jour plus de 10 000 comptes créés, représentant plus de 120 000 logements québécois. La plateforme permet de générer un bail et d’y apposer sa signature entièrement électronique. Elle permet également la production et la signature d’avis de renouvellement, la gestion des communications électroniques de façon sécuritaire, et bien plus.