Améliorer votre gestion immobilière au quotidien

Faire de la gestion immobilière ne s’improvise pas!

Un bon gestionnaire est un expert dans la gestion et l’administration courante des activités d’un parc immobilier.

Dans sa liste de tâches, on retrouve notamment :

• Signer les baux et les renouvellements.
• Effectuer les commandes.
• Préparer et administrer les contrats de ménage, d’entretien et de sécurité.
• Coordonner et superviser l’entretien et les travaux de réparation.
• Gérer les plaintes et les demandes provenant des locataires.
• Mettre en marché les unités vacantes, etc.

Ceci étant dit, on me pose souvent une foule de questions sur la gestion immobilière comme telle et sur l’optimisation de sa gérance : comment les investisseurs et les propriétaires font-ils pour acquérir autant d’actifs? Comment dois-je m’y prendre pour gérer mes immeubles de façon efficace? Quels sont les outils les plus performants pour m’aider dans l’exercice de mes activités courantes?

Travaillant dans le domaine de l’immobilier depuis plusieurs années, je me pose ces questions depuis mes débuts. Et je continue de me les poser (et de tenter d’y répondre!), afin de tirer le meilleur parti de ma gestion. Je vous propose donc un résumé de 6 trucs pour améliorer votre gestion immobilière, 6 trucs que j’applique au quotidien pour performer, simplifier et optimiser ma gestion.

1 - Centralisez vos informations

Une bonne gestion immobilière passe d’abord et avant tout par une centralisation de vos dossiers. Entre les baux, les annexes, les factures, les lettres aux locataires et toute autre paperasse, on récolte énormément d’information avec le temps.

En utilisant un système de stockage et de partage gratuit comme Dropbox ou Google Drive, vous rassemblez ainsi toutes vos données informatiques au même endroit. Cette démarche toute simple vous fera gagner du temps, vous évitera des pertes, des oublis et vous permettra d’avoir une vue globale de votre parc immobilier en quelques clics.

L’organisation est essentielle en gestion immobilière. Gérer un ou plusieurs immeubles demande d’excellentes compétences en planification et en organisation, étant donné la variété et la complexité des tâches à réaliser.

2 - Démarquez-vous en offrant plus avec moins

La mise en marché des unités vacantes est l’une des tâches clés en gestion immobilière. Il est néanmoins difficile de se démarquer, alors que la concurrence demeure féroce au Québec. Par conséquent, je vous conseille de bien construire vos annonces et de les placer là où se trouve votre marché cible. Ce peut être sur Kijiji, Logis Québec, sur des groupes Facebook ciblés par quartier ou par affinité, ou encore sur les sites Web des cégeps ou des universités.

Je vous propose également de créer de la valeur en répondant à un maximum de critères : ajoutez les commodités à proximité de vos logements à louer, les transports et artères environnants, une description du quartier et les inclusions s’il y en a.

Je vous suggère une autre astuce qui fera une réelle différence dans la mise en marché de vos annonces : offrez plus, avec moins. Vous êtes dans un secteur compétitif? Négociez un prix de groupe avec un fournisseur de télécom et offrez le service Internet à vos locataires. Vous pourrez donc augmenter votre prix et l’inclure dans le loyer. En suivant cette logique, vous pouvez décider d’inclure les électroménagers ou une place de stationnement.

3 - Adoptez une gestion efficace

Lorsque l’on commence en immobilier, on a très peu de capital disponible et l’on ne sait plus où donner de la tête. Heureusement, il existe une panoplie d’outils et de ressources pour assurer votre formation continue et pour vous outiller sur la gestion immobilière. Vous vous assurez ainsi de rester compétitif.

Je pense entre autres à des groupes Facebook en immobilier aux mordus d’immobilier,au club d’investisseurs immobiliers du Québec, et plus encore. Ces ressources me donnent un réel coup de pouce.

De nombreux outils technologiques ont également été mis à notre disposition (je parle au nom des propriétaires et des gestionnaires immobiliers) pour nous aider à mieux gérer nos propriétés et demeurer compétitifs:

• Logiciels de gestion
• Baux électroniques
• Applications mobiles
• Sites Web
• Formulaires en ligne

4 - Protégez-vous grâce à une communication intelligente

En gestion immobilière, vous vous rendrez rapidement compte qu’il est primordial de laisser des traces et d’archiver ses documents et conversations. Surtout en ce qui a trait aux conversations avec les locataires. Conseil d’ami : un simple appel ou un simple texto ne fait pas toujours le poids devant la Régie du logement.

Cela dit, prenez les précautions nécessaires. J’ai appris au fil de ma carrière qu’il est préférable d’utiliser un seul moyen de communication pour les demandes des locataires. Ce moyen de communication peut être votre site Web ou une adresse courriel (n’oubliez pas de préciser cette marche à suivre au moment de la signature du bail).

Je vous garantis que vous serez plus efficace et productif dans votre gestion immobilière, tout en offrant un meilleur service à votre clientèle.

La plateforme de Bloc solutions propose exactement cela, elle vous permet de garder toutes vos conversations avec vos locataires. De cette façon vous êtes protégés en cas de litige devant la Régie du logement.

5 - Passez aux documents et baux électroniques

L’ère numérique et du 2.0 ne devrait pas laisser derrière elle la gestion immobilière. Faites comme moi et passez aux documents électroniques.

On perd un temps fou à archiver nos documents et créer plus d’espace pour garder nos vieux règlements d’immeubles et annexes signées des années passées. Plusieurs ressources en ligne proposent des documents modèles en ligne pour la signature de vos annexes.

6 - Utilisez Bloc Solutions pour optimiser votre gestion immobilière

Je vous ai donné quelques trucs pour vous aider dans l’amélioration de votre gestion immobilière. Mais si vous ne voulez pas vous casser la tête avec les 5 premiers points, je vous propose d’utiliser Bloc Solutions. La plateforme rassemble tous les outils mentionnés dans cet article, à un seul et même endroit. Elle constitue un énorme avantage, tant pour les propriétaires que pour les gestionnaires et les locataires.

Bloc Solutions vous donne accès à une vue globale de votre parc immobilier. Vous pouvez générer, signer et stocker vos baux électroniques et les autres formulaires obligatoires de la Régie du logement directement dans la plateforme. Vous pouvez aussi communiquer efficacement avec les membres de votre équipe de gestion immobilière.

Au quotidien, les locataires pourront eux aussi communiquer avec vous via la plateforme. Ils pourront s’y connecter et avoir accès en tout temps à leur bail électronique et leur(s) annexe(s). Cette marche à suivre vous protège mutuellement s’il arrive quoi que ce soit et que vous devez vous rendre à la Régie du logement.

Pour avoir essayé plusieurs outils pour améliorer ma gestion immobilière, je vous assure que Bloc Solutions offre une solution numérique complète, qui vous fera économiser beaucoup de temps et d’énergie.

Le plus beau dans tout cela? Le prix : 1 $ par porte active par mois. Je commence et je n’ai qu’une porte? 1 $ par mois. Je grossis et j’ai désormais 100 portes? 100 $ par mois.

Pour plus d’information sur comment le paiement fonctionne, je vous invite à consulter cet article sur les frais d’utilisation.

Dites au revoir à la paperasse et à la perte de temps.

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