Qu’est ce qu’une demande de location?

Vous faites visiter votre logement à plusieurs personnes et souhaitez en apprendre davantage sur les candidats locataires pour prendre une décision éclairée quant à l’attribution de votre logement? Vous croyez avoir trouvé le bon locataire potentiel, mais vous souhaitez être sûr qu’il s’agit d’une personne fiable ?

La demande de location est l’outil de sélection ou de gestion des candidatures qu’il vous faut afin de recueillir les renseignements personnels et faire l’évaluation du risque de vos divers candidats locataires. À travers cet article, laissez Bloc Solutions vous guider sur les principes et balises de cette pratique préventive courante qui intervient juste avant la signature du bail.

À quoi sert une demande de location?

Une demande de location est un formulaire vous permettant d’étudier et de gérer, de façon efficace, les divers locataires potentiels qui souhaitent se positionner sur votre logement en location. Ce formulaire vous permet d’adresser des questions de bases aux divers candidats afin de mieux cerner leur profil et leur situation. Avec ce formulaire standard, vous recueillez ainsi des informations essentielles sur vos candidats potentiels pour vous aider à faire votre choix de locataire. Au moment de trancher, le fait de vous appuyer sur des critères communs pour sélectionner votre futur locataire vous assure un traitement des candidatures juste et équitable.

Suite à cette demande, vous pourrez obtenir l’autorisation de vos candidats locataires afin de mener des enquêtes sur eux, pour vérifier leurs profils et valider leurs solvabilités si besoin.

Afin de simplifier votre gestion de candidature, il est recommandé de traiter vos demandes de location de façon électronique. Vous éviterez ainsi les documents illisibles qui peuvent vous faire perdre un temps considérable. En ayant de façon claire et centralisée les informations de l’ensemble de vos candidats, vous vous assurez ainsi une gestion des candidatures fiable qui facilitera votre prise de décision.

La plupart des sites web vous proposent simplement des formulaires de demande de location. C’est ensuite à vous de vous débrouiller (par vos propres moyens) pour gérer les diverses candidatures. Bloc Solutions vous propose un outil de gestion de location complet, qui vous simplifiera la mise en place et l’administration de la gestion de vos candidatures. Grâce à des processus automatisés, créez des formulaires pour gérer vos candidatures, minimisez les échanges qui ne mènent à rien, triez automatiquement vos candidatures et planifiez vos visites en un seul clic. Profitez des fonctionnalités uniques de Bloc Solutions et gagnez un temps précieux!

Le contenu d’une demande de location ou de la gestion des candidatures

Exemple de formulaire de gestion des candidatures Bloc Solutions.

Bloc Solutions vous permet de créer un formulaire afin de demander au locataire ses coordonnées (nom, prénom, courriel, téléphone, etc.) et des informations complémentaires, telles que :

• Le nombre de locataires qui occuperaient le logement
• Le genre de relation qui lie les divers occupants (famille, colocataires, couple, autre)
• Si lui-même ou l’un des occupants a besoin d’un stationnement
• S’il lui-même ou l’un des occupants est fumeur ou vapoteur
• S’il(s) possède(nt) des animaux de compagnie
• La date à laquelle il(s) souhaite(nt) emménager
• La durée de location souhaitée
• S’il(s) accepte(nt) une enquête de pré-location
• S’il(s) souhaite(nt) visiter le logement, et si oui, de quel type de visite parle- t-on : en personne ou virtuelle?

Le détail des informations personnelles que vous pouvez recueillir sur vos futurs candidats est quelque chose qui est encadré légalement. Pour connaître le détail des informations personnelles que vous pouvez ou non recueillir sur vos futurs locataires, consultez les sections concernées un peu plus bas.

Gestion des visites avec Bloc Solutions

Afin de soumettre sa demande, le locataire doit compléter le formulaire de demande de location rattaché à l’annonce qu’il a vu ou qui est liée au logement qu’il désire. Si le candidat souhaite une visite, qu’elle soit virtuelle ou physique, la candidature que vous recevrez contiendra également les dates de disponibilités du locataire pour effectuer cette dernière. Si la candidature vous convient, vous pourrez alors sélectionner le moment le plus opportun pour rencontrer ce candidat et effectuer la visite de votre logement. Vous pouvez également analyser l’ensemble des candidatures en parallèle et optimiser ainsi votre planning de visites en fonction des disponibilités des divers candidats que vous retenez. Tous vos échanges avec les candidats sont centralisés sur la plateforme afin de vous assurer un suivi efficace des candidatures.

La procédure relative à la demande de location

En tant que propriétaire, lorsque vous utilisez Bloc Solutions, vous ajoutez votre logement en location sur la plateforme et précisez les informations importantes à sa location (ex : non-fumeur, aucun animal, stationnement disponible, balcon privé, cabanon etc.). Si vous avez plusieurs logements, répétez l’opération pour chacun d’entre eux.

Une fois que vous avez ajouté votre logement, un lien personnalisé vous sera automatiquement fourni afin que vous puissiez recevoir les demandes de locations entrantes. Vous n’avez qu’à copier ce lien et le coller dans la description de votre annonce et le tour est joué! C’est une solution révolutionnaire dans le domaine de la gestion locative résidentielle car cela vous permet de filtrer automatiquement les candidatures en fonction du logement concerné. Les locataires n’ont qu’à remplir le formulaire en ligne pour vous démontrer leurs intérêts et leurs sérieux, et vous recevez au même endroit toutes vos candidatures, peu importe sur quel site locatif vous avez affiché votre annonce.

Une fois une candidature reçue, vous choisissez un moment pour la visite en consultant le calendrier des disponibilités rempli par le candidat locataire lors de sa demande.

Si le locataire potentiel répond aux critères de sélection que vous vous êtes fixés et que vous souhaitez créer un bail avec ce dernier, ses informations seront automatiquement retranscrites sur le bail électronique et/ou l’enquête de pré-location. Plus besoin de demander à nouveau les informations au candidat en question lors d’une seconde rencontre inutile ou d’un appel téléphonique, ni de les retranscrire sur un bail papier. Tout est automatisé!

La récolte de renseignements des candidats locataires

Comme mentionné, le recueil d’informations personnelles sur vos candidats locataires est quelque chose d’encadré légalement. À divers moments du processus (premier contact, visite du logement, échanges courriels, formulaire de demande de location etc.), vous allez naturellement souhaiter obtenir des renseignements personnels sur vos potentiels futurs locataires. Seulement voilà, afin de respecter le droit au respect de la vie privée de chaque individu, vous ne pouvez demander que les renseignements strictement nécessaires à l’évaluation et la gestion d’une demande de location.

En matière de protection des renseignements personnels, c’est la Commission d’accès à l’information qui vous sert de cadre de référence et qui vous renseigne sur le caractère nécessaire des renseignements. En ce sens, elle vous propose un certain nombre de balises pour encadrer la collecte des renseignements personnels de vos futurs locataires et vous aider à déterminer quels sont les renseignements que vous pouvez ou non exiger.

Au-delà de la récolte de renseignements, il est également important de noter que vous ne pouvez pas partager les informations personnelles d’un individu sans son consentement libre et explicite.

Cadre légal

Au Québec, le droit au respect à la vie privée est encadré par la loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Cette loi, tirée du code civil chapitre P-39.1, a pour but d’établir les règles sur la collecte, la conservation, l’utilisation et la communication des informations personnelles d’autrui.

Elle souligne notamment le caractère nécessaire des informations à recueillir.

Voici un extrait du chapitre P-39.1-Article 5 à cet effet :

« La personne qui recueille des renseignements personnels afin de constituer un dossier sur autrui ou d’y consigner de tels renseignements ne doit recueillir que les renseignements nécessaires à l’objet du dossier. »

« Ces renseignements doivent être recueillis par des moyens licites. »

Quels sont les renseignements que vous pouvez demander ?

Au moment d’une demande de location ou gestion de candidature, vous pouvez demander à vos candidats locataires de vous transmettre des renseignements visant à vérifier leurs identités, leurs comportements ou leurs habitudes de paiement. Pour être plus précis, vous pouvez leurs demander :

• Des renseignements personnels visant à établir leur identité tels que nom, prénom et adresse actuelle. Vous pouvez aussi leur demander de vous remettre une pièce d’identité telle qu’un permis de conduire, une carte d’assurance sociale ou de maladie. Cependant, vous n’avez pas le droit de photocopier cette pièce ni de recueillir les informations qu’elle contient.
• Des renseignements personnels permettant de vérifier leurs comportements et conduite en tant que locataire : seuls les noms ou coordonnées des locateurs ou concierges des précédents logements occupés peuvent être récoltés. Une lettre de recommandation d’un précédent locateur peut également vous être communiquée afin d’appuyer un dossier.
• Des renseignements personnels visant à vérifier leurs habitudes de paiement. Avec le consentement du candidat locataire, vous pouvez contacter et consulter ses locateurs actuels ou précédents pour en savoir plus sur les habitudes de paiement de ce dernier. Le candidat aura alors simplement à vous fournir leurs noms et coordonnées. Toujours avec l’accord du candidat locataire, vous pourrez également mener une enquête de crédit. Pour cela, vous aurez simplement besoin des nom, adresse et date de naissance de vos candidats locataires. Pour plus de détails, voir la section vérification de crédit.

D’autres options existent encore afin de vérifier les habitudes de paiement d’un candidat locataire. Ce dernier peut également, afin de vous rassurer et appuyer sa candidature, vous transmettre :

• Une attestation de crédit de la part de sa banque
• Une lettre de recommandation d’un locateur précédent
• Un document attestant du respect de ses obligations sur des paiements échelonnés (factures d’électricité, internet etc.)
• Des extraits évocateurs de son dossier de crédit

Quels sont les renseignements que vous NE POUVEZ PAS demander?

Il va de soi que certains éléments ne peuvent être demandés ou exigés à un candidat locataire, tels que :

La photocopie de sa pièce d’identité

Comme évoqué précédemment, vous pouvez demander qu’une pièce d’identité vous soit présentée afin de vérifier l’identité de votre candidat mais vous ne pouvez en aucun cas exiger une photocopie de l’une de ses pièces d’identité, ni même recueillir les informations qu’elle contient. Notez également que vous ne pouvez pas rejeter la candidature d’un potentiel locataire qui refuserait de vous fournir les renseignements personnels contenus sur sa pièce d’identité.

Son passeport

Le passeport étant une pièce d’identité, votre candidat locataire peut souhaiter vous le présenter afin d’établir son identité ou vous pouvez le demander à des fins de vérification. Cependant, tout comme pour les autres pièces d’identités, vous ne pouvez pas récolter les informations qu’il contient ni en faire une photocopie.

Son permis de conduire

Le code de la sécurité routière (article 61) précise que seul d’un agent de la paix ou de la Société d’assurance automobile du Québec est en mesure d’exiger la présentation du permis de conduire d’un individu. Bien que votre candidat locateur puisse vous présenter cette pièce afin d’établir son identité, vous ne pouvez pas en faire une photocopie, ni même récolter son numéro ou recueillir toutes autres informations qu’elle contient. Aussi, vous n’avez en aucun cas besoin de connaître l’immatriculation, la marque ou l’année du véhicule que conduit votre candidat locataire pour étudier son dossier.

Sa carte d’assurance maladie

La loi sur l’assurance maladie (article 9.0.0.1) précise que la carte d’assurance maladie ou la carte d’admissibilité ne peut être demandée qu’à des fins liées à la prestation de services ou à la fourniture de biens ou de ressources en matière de santé ou de services sociaux. Bien que votre candidat locateur puisse vous présenter cette pièce afin d’établir son identité vous ne pouvez pas récolter les informations qu’elle contient ni même en faire une photocopie.

Son NAS

Ce numéro constitue la clé d’entrée de plusieurs banques de données gouvernementales, il ne vous est donc pas possible de l’exiger car cette donnée est trop sensible. Vous ne pouvez pas non plus refuser la location d’un bien à un candidat qui ne vous transmettra pas son NAS.

Enfin, afin d’étudier une candidature, vous n’avez pas non plus besoin que votre locataire vous parle de son emploi ou qu’il vous communique les coordonnées de son employeur. Il en va de même sur tout ce qui touche à l’institution financière d’un candidat. Celui-ci n’a pas à vous communiquer de spécimen de chèque ni à vous donner les coordonnées de sa banque.

On peut cependant citer une exception. Dans le cadre d’une enquête de crédit, le candidat locataire peut consentir au recueil de sa date de naissance afin de permettre le lancement des démarches.

La vérification des références et de la capacité à payer de vos candidats locataires

Afin d’être sûr de faire le bon choix de locataire, vous pouvez souhaiter vérifier les références et la capacité à payer du ou des candidat(s) qui vous ont le plus plu. Il est tout à fait normal de vouloir vous renseigner sur vos candidats étant donné qu’il s’agit de personnes que vous ne connaissez pas. Cela vous évitera d’ailleurs de mauvaises surprises.

Avant toute chose, le consentement de votre candidat locataire est quelque chose de primordial. En effet, que ce soit pour entreprendre une enquête de crédit ou contacter les précédents locateurs de votre candidat, vous devez lui faire signer un consentement pour obtenir des renseignements personnels à son sujet.

La référence locative

En vous fournissant des références locatives, et en vous autorisant à les contacter, le candidat vous offrira la possibilité d’échanger en direct avec ses précédents locateurs. Cela vous permettra de vérifier sa fiabilité et l’assiduité de ses paiements, la façon dont il se comporte au quotidien ou encore l’état dans lequel il a déjà laissé ses précédents logements en partant.

L’enquête de crédit

Possible à mettre en place avec un minimum d’informations (nom, adresse et date de naissance suffisent pour retrouver la fiche personnelle d’un individu), l’enquête de crédit vous permet d’évaluer le niveau de risque financier que représente un candidat. Elle vous permet entre autres de connaître la cote de crédit de votre candidat, de vérifier s’il a des dettes et est en recouvrement judiciaire ou encore s’il a déjà fait faillite. Afin de la lancer, vous pouvez recourir aux services d’un agent de renseignements personnels (aussi appelé « bureau de crédit »).

Cette enquête peut également être menée par le candidat locataire lui-même. C’est notamment le cas lorsque le bureau de crédit ne parvient pas à identifier ou retrouver le bon dossier de crédit ou encore lorsque le candidat locataire refuse que ce soit vous qui meniez l’enquête. Une fois reçu, il faudra évidemment qu’il vous communique le rapport d’enquête à son sujet.

Exception

Vous pouvez également tomber sur des cas particuliers. Certains candidats ne seront pas forcément en mesure de vous fournir un historique de logement ou de crédit de par la nature de leurs situations personnelles. C’est le cas d’étudiants ou nouveaux arrivants au Québec qui, parce qu’ils sont arrivés récemment, n’ont pas de référence locative ou d’expérience de crédit sur le territoire. Le fait qu’ils ne disposent pas de ces éléments n’est pas de votre ressort. Ils doivent être à même de vous démontrer leur capacité à payer par le biais de documents ou références alternatives. Les documents qu’ils vous remettront alors et la façon dont vous recueillez leurs informations doivent respecter le cadre légal en vigueur.

Le droit à l’égalité et l’interdiction de discriminer en matière de logement

Au Québec, la Charte des droits et libertés de la personne sert de cadre de référence lorsque l’on parle de droit à l’égalité et d’interdiction de discrimination en matière de logement. Cette charte explique entre autres qu’un locateur ne peut pas exercer son droit à la libre disposition de ses biens de façon discriminatoire. Vous ne pouvez donc pas, par exemple, attribuer un logement, favoriser ou refuser un candidat en vous basant (ne serait-ce qu’en partie) sur des critères discriminatoires, qu’ils soient réels ou présumés.

Les seules raisons (en principe), pour lesquelles vous pouvez décider de refuser la location de votre bien à quelqu’un sont les suivantes :

• Un casier judiciaire
• Un candidat locataire qui a manqué à ses obligations locatives par le passé
• Un candidat locataire qui est incapable de payer le loyer
  
  

Les motifs de discrimination en matière de logement

On compte un total de 14 motifs de discrimination en matière de logement qui sont valables pour votre locataire ainsi que les membres de son ménage.

Ces critères sont mis en lumière au sein de la Charte Chapitre I.1 – Article 10. On distingue notamment :

• L’origine ethnique ou nationale : « race », « couleur », « langue » ou accent
• Le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité ou l’expression du genre
• La grossesse ou le fait d’avoir des enfants
• L’état civil : célibataire, en colocation, mariée, divorcée, famille recomposée etc.
• L’âge, incluant celui des enfants
• La religion, que ce soit en croyance ou en pratique
• Les convictions politiques
• La condition sociale : sans emploi, travailleur autonome, en études, prestataire de la sécurité de la vieillesse etc. La condition sociale d’un candidat ne signifie pas qu’il n’est pas en mesure de payer son loyer.
• Le handicap ou l’utilisation d’un moyen pour pallier ce handicap tel un chien d’assistance

Attention, la discrimination peut être directe ou indirecte, intentionnelle ou non et est la plupart du temps causée par des préjugés qui peuvent être inconscients. Si un candidat locataire à des doutes sur la nécessité des renseignements personnels que vous lui avez demandé ou s’il se sent victime de discrimination, il pourra alors porter plainte auprès de la Commission.

Conclusion

Voilà, vous connaissez désormais les grands principes et les balises qui encadrent toute demande de location et êtes capable de gérer les candidatures qui se présentent pour vos divers biens immobiliers! Privilégiez dès à présent Bloc Solutions pour bénéficier d’une plateforme efficace vous proposant des formulaires de demande de location sur mesure et un outil de gestion de location complet.